Murpoolen har vidtagit nödvändiga åtgärder för att
leva upp till den nya Dataskyddsförordningen som börjar gälla den 2018-05-25.
Nedan följer information om hur personuppgifter sparas, varför de sparas och
hur länge de sparas samt kundens/den registrerades rättigheter att återkalla
samtycke av hantering av dennes personuppgifter.
Inom följande områden hanterar vi kunders personuppgifter:
1. Kundregister
Murpoolen har kundregister i syfte att ha en tydlig överblick
över våra kunder samt att lätt kunna ta kontakt med dem i olika ärenden. Kunden kan när
som helst begära att få sina personuppgifter ändrade eller raderade från registret. Vi ser
också till att, om kunden vill, radera eventuella backuper där personuppgifter kan finnas.
2. Backup
Vi tar hjälp av ett externt företag som sköter vår backup. Syftet med backup är att all
kundens data ska finnas kvar om något skulle inträffa i vårt datasystem. Hur länge tjänsten
ska gälla bestämmer vi i samråd med företaget som sköter backupen. Avtal gällande backup
har tecknats. Skulle en kund vilja radera sina uppgifter hos oss och även i backupen så ordnar
vi detta.
3. Fakturor & Kvitton
I enlighet med bokföringslagen sparas fakturor och kvitton i 7 år.
4. Offerter
Offerter sparas i statistiskt syfte för att se hur många offerter vi har skickat ut kontra hur
många uppdrag vi har fått. Dessa sparas även för att kunna se beställningshistorik och på ett
enkelt sätt kunna utforma nya offerter till våra kunder. Kunden kan när som helst begära att
få sin offert raderad. Vi ser också till att, om kunden vill, radera eventuella backuper där
personuppgifter kan finnas.
5. Digitalt material gällande våra kunder
Dyker det upp material från våra kunder som vi måste ha tillgång till för att kunna utföra vårt
arbete sparar vi detta material i tydliga mappar vilket gör att vi lätt kan leta upp mappen och
radera innehållet om detta är kundens önskemål. Vi ser också till att, om kunden vill, radera
eventuella backuper där personuppgifter kan finnas.
6. Utskrivet material & Anteckningar
Då vi inte kan säga exakt hur länge vi har användning för det här materialet sparas det tills vi
själva anser att vi inte längre är i behov av det eller om kunden kontaktar oss och begär att vi
gör oss av med det.
7. Mail
I kontakten med våra kunder använder vi oss ofta av mail. Vi sparar mailen i syfte att kunna
titta tillbaka och se vad vi och kunden har pratat om tidigare och vilket material som har
bifogats. Mailen sparas i tydliga mappar vilket gör att vi lätt kan söka upp alla mail som har
florerat mellan Murpoolen och kunden och radera dessa på
kundens begäran. Vi ser också till att, om kunden vill, radera eventuella backuper där
personuppgifter kan finnas.
8. Telefon
I våra telefoner finns kontaktuppgifter till våra kunder. Detta i syfte att kunna nå dem lätt
samt att kunna ge ett bra bemötande när vi blir kontaktade. Kunden kan när som helst
begära att få sina kontaktuppgifter raderade ur våra telefoner. Vi ser också till att, om
kunden vill, radera eventuella backuper där personuppgifter kan finnas.
9. Kalendrar
När vi bokar möte med våra kunder sker detta i våra digitala kalendrar. Detta i syfte att
kunna hålla koll på hur vårt arbetsschema ser ut och vilka möten vi har inbokade och med
vilka kunder.
Kunden kan när som helst begära att få sina kontaktuppgifter raderade ur våra telefoner. Vi
ser också till att, om kunden vill, radera eventuella backuper där personuppgifter kan finnas.
10.Anställning & Ansökningar
Vi använder oss av anställningsavtal som kompletteras med en bilaga där vi upplyser om vilka
personuppgifter vi kommer att behandla samt i vilka situationer uppgifterna kommer att
synas. Vid nyanställningar lämnar personen ett samtycke till att dennes personuppgifter
behandlas och i vilka sammanhang vi får behandla dem. De som redan är anställda hos oss är
informerade om hur deras personuppgifter behandlas och att de har rätt till registerutdrag.
De fyller inte i något samtycke då vi hänvisar till Intresseavvägning på den punkten. Intresset
att som redan anställd finnas i våra register överväger att i efterhand behöva fylla i samtycke.
När vi tar emot ansökningar raderas dessa efter rekryteringsprocessen är klar.
11.Anhöriglista
Murpoolen innehar en anhöriglista som uppdateras löpande då
nyanställningar sker eller personer slutar på vårt företag. Anhöriga behöver inte skriva under
ett samtycke utan vi hänvisar till Intresseavvägning på den här punkten då det finns ett större
intresse av att kunna bli kontaktad gentemot det faktum att deras kontaktuppgifter lagras.
Dock får de anhöriga följande information:
Murpoolen lagrar endast anhörigas personuppgifter ifall vi
behöver komma i kontakt med er om den anställde blir allvarligt sjuk eller skadad under
arbetstid. Inga personuppgifter lämnas vidare. Ni har alltid rätt att begära ut och granska
vilka uppgifter som finns lagrade. Ni har även rätt att begära att era personuppgifter
raderas.
____________________________________________________________________________
Som kund/registrerad har man rättighet att få tillgång till sina personuppgifter. Man har rätt
att få sina personuppgifter rättade, raderade och/eller flyttade (allt detta kostnadsfritt). Man
har rätt att invända mot att personuppgifter används för direktmarknadsföring. Man har rätt
att invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande och
profilering.
Kunden har rätt till registerutdrag i obegränsad omfattning så länge det inte blir oförsvarbart
och därmed betungande för JOHN:s verksamhet. Då har
Murpoolen rätt att ta betalt för att tillhandahålla tjänsten.
Om kunden anser att personuppgifterna har hanterats felaktigt av Murpoolen har kunden
möjlighet att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten som i Sverige är Datainspektionen.
Incidenter gällande personuppgifter hos Murpoolen rapporterar
vi till Datainspektionen inom 72 timmar efter upptäckt.
Om kunden begär att få personuppgifter raderade och vi har Murpoolen skäl att protestera mot
detta kommer kunden att informeras om att denne har rätt att kontakta Datainspektionen
för att föra frågan vidare.
Gällande hur länge vi sparar personuppgifter hänvisar vi till Laglig rätt, t ex bokföringslagen,
avtal etc. Vi hänvisar även till Rättsliga förpliktelser (reklamationer och annat som kan
uppstå) samt Intresseavvägning då kunderna i de flesta fall gynnas av att finnas lättillgängliga
i våra system. Vi har dock upprättat rutiner för regelbunden gallring för att inte sitta på ”bra
att ha uppgifter”, se dokumentet Compliance-verksamhet samt Gallringsrutiner.